| Длъжност: АРХИВИСТ | |
| Наименование: Архивист (офис) |
Код по НКПД4110 2003 |
| Структурно звено | |
| Структурна единица – организация……….. | |
| Териториално звено – | |
| Подчиненост, връзки и взаимодействия | |
| Длъжността е подчинена на: Началник, административен отдел |
|
| Длъжността ръководи: Административно – няма подчинени Методически – няма подчинени |
|
| Място в структурата: Началник, административен отдел АРХИВИСТ |
|
| Цел на длъжността: Длъжността Архивист отговаря на потребностите от организиране, въвеждане и съхранение на документацията в архива. | |
| Основни взаимоотношения: Вътрешни: Има служебни контакти с всички отдели на организацията. Външни: Контактува с централния градски и държавен архив. |
|
| Трудови задачи и задължения, характеризиращи съдържанието на длъжността | |
| Задължения и права: 1. Организира приемането, регистрацията, систематизирането и съхранението на използваната документация, съгласно установените правила. 2. Съставя справочната система, облекчаваща отчета на използваните архивни документи. 3. Оказва методическа помощ на служителите при ползването на архивни документи. 4. Дава инструкции на служителите от структурните подразделения за реда на формиране, подготовка и издаване на документите в архива. 5. Контролира постъпващите в архива документи и своевременното им завеждане. 6. Осигурява консултации за определяне срока на съхранение на видовете документи и оформянето на групи дела – за временно и постоянно съхранение. 7. Ръководи работата по съставяне на опис на документите, които се предават в държавен архив; съставяне на акт за унищожаване на документи, чийто срок за съхранение е изтекъл. 8. Контролира състоянието на документите, своевременното им възстановяване, условията в помещението, необходими за съхранение на архива. 9. Води отчетност за документите и количеството им, даваните от архива справки – видове документи и основни данни. 10. Дава предложения и участва при изготвянето на инструкции за въвеждане на деловодството и организацията за архивиране на документите. 11. Спазва постановления, разпореждания, нормативни документи на висшестоящи органи, касаещи работата на архива. 12. Спазва единната държавна система за делопроизводство – реда на оформяне на документите, постъпващи в архива, и действащата система за тяхната класификация. 13. Издава копия на архивните документи въз основа на оригиналите, съхранявани в архива. Стриктно спазва реда и изискванията за издаване и заверяване на копия от архивни документи. 14. Обезпечава служителите с копия от документите и преписките, които са им необходими в процеса на работа. Комплектова документацията, подлежаща на копиране, изчислява и вписва в заявките необходимите копия за откопиране и разпределението им. 15. Разработва система за завеждане, систематизиране и разместване на архивните единици и воденето на техния отчет. 16. Участва при извършване на експертизи и оценки на архивните документи и дава предложения за тяхното съхраняване или унищожаване. 17. Познава и спазва нормативните актове, свързани с архивната и деловодната дейност. 18. Спазва нормативните изисквания за организация и шифровизация на архивната дейност. 19. Използва компютърните и други автоматизирани системи за извършване на архивни и деловодни дейности. 20. Спазва всички задължения при изпълнение на възложената работа, съгласно чл. 126 от КТ. 21. Спазва Правилника за вътрешния трудов ред на организацията. 22. Спазва фирмения стил на обличане и поддържа приличен външния си вид. 23. Познава и спазва вътрешната нормативна уредба на фирмата – инструкциите за безопасна работа, критериите за добро обслужване, процедурите за ефективно осъществяване на дейността архивни единици и др. 24. Повишава професионалната си квалификация. Отговорности: – точното спазване на нормативните актове, свързани с архивирането на документите; – точното систематизиране и опазване на архивните материали; – издаваните копия на архивните документи въз основа на оригиналите; – водената отчетност на архива (приети документи, издадени копия и др.); – състоянието на архивните документи и условията, при които се съхраняват; – спазването на инструкциите за противопожарната охрана; – точно и в срок изпълнение на поставените задачи. Права: 1. Взема самостоятелни решения в рамките на дадените му пълномощия. 2. Прави предложения за подобряване организацията и ефективността на работата, която изпълнява. 3. Да изисква и получава информация, необходима за изпълнението на задълженията си. 4. Предоставено работно място в работно помещение, отговарящо на санитарно-хигиените изисквания, както и оборудване и материали, осигуряващи нормални условия за изпълнение на задълженията. |
|
| Критерии за оценяване на трудовото представяне: · систематизиран и леснодостъпен архив; · осигурени нормални условия, съгласно изискванията за съхранение на архивните документи; · своевременно изпълнение на заявките на служителите за предоставяне копия от съответни архивни документи; · чисто и подредено работно място; · дисциплина на работното място; · проява на необходимата инициативност; · работа в екип. |
|
| Профил на длъжността | |
| Постижения на изпълнителя: Средно образование Вид и равнище на образованието: Средно образование и специализирано обучение за организиране и въвеждане на документите в архив. Професионален опит: За предпочитане Специални умения: Специализации в областта на деловодството, архивиране, умения за работа в екип, умение за работа с компютърни и информационни системи в областта архивиране на документи. Владеене на чужди езици: английски е препоръчително Личностни изисквания към изпълнителя и поведенчески характеристики: Емоционална устойчивост, тактичност, комуникативност, самостоятелност, организираност, отговорност, инициативност, лоялност, честност. Други специфични изисквания: Умения за работа в екип. Умение за поемане на лична отговорност. Условия на труд и производствена среда: Работи в офис с обособено работно място. Обслужва архивната документация. Специфични условия на труд: Ползва компютър и друга офис техника. Режим на труд и почивка: Режимът на работа се определя в съответствие с Правилника за вътрешния трудов ред, приет във фирмата. Работно и униформено облекло, лични предпазни средства: Не ползва работно облекло. Спазва приетия стил на обличане в организацията. Битови придобивки и привилегии: Ползва всички битови придобивки и привилегии, приети в социалната програма на фирмата. |
|
| Система за работната заплата: Основно трудово възнаграждение и допълнително заплащане, прието на база вътрешнофирмената система за възнаграждение. |
|
| Общи и заключителни разпоредби: Изменения и допълнения в настоящата длъжностна характеристика се извършват по реда на нейното утвърждаване. |
|
| Длъжностната характеристика е ИЗГОТВИЛ: ПРОВЕРИЛ: УТВЪРДИЛ: /…………………./ /…………………/ /………………../ (подпис, дата) (подпис, дата) (подпис, дата) |
|
| Получих длъжностната си характеристика и съм запознат с нея……………………………………………………………………………………………………………. (трите имена) ………………………………………….. (подпис, дата) |
-
Бланки
Длъжностна характеристика Архивист (офис)
Екип MyWork.bg
Екип MyWork.bg
