• Бланки

Длъжностна характеристика Деловодител

Екип MyWork.bg

Длъжност: ДЕЛОВОДИТЕЛ
Наименование:
Деловодител
Код по НКПД4415 2003
Структурно звено
Структурна единица
Териториално звено
Подчиненост, връзки и взаимодействия
Длъжността е подчинена на:
Началник, административен отдел
Длъжността ръководи: няма подчинени
Място в структурата:
Началник, административен отдел

ДЕЛОВОДИТЕЛ

Цел на длъжността – Длъжността деловодител отговаря на потребностите от приемане, регистриране и съхранение на фирмената кореспонденция.
Основни взаимоотношения:
Вътрешни
Има служебни контакти с всички отдели на организацията.
Външни
Контактува с куриерски и пощенски служби.
Трудови задачи и задължения, характеризиращи съдържанието на длъжността
Задължения:
1.      Приема и регистрира входящата кореспонденция.
2.      Води отчетност за получената и изпращаната кореспонденция – ръчна в дневници и/или с компютър (добре организирана картотека).
3.      В съответствие с резолюциите организира и насочва предаването на документите за изпълнение.
4.      Обработва (регистрира, опакова, адресира) получената от отделите на организацията писма и документи, колетни пратки и ги предава за изпращане до адресатите.
5.      Води добре организирана картотека за преминалите през деловодството документи и осъществява контрол върху сроковете за тяхното изпълнение.
6.      Познава и спазва единната система на деловодната дейност и инструкциите за нейното прилагане.
7.      Спазва нормативните актове за водене и съхраняване на архивни документи.
8.      Стриктно спазва правилата за приемане и предаване на кореспонденцията и колетните пратки и признаците за класиране и подреждане на документите в деловодството.
9.      Създава справочна система за документите, която обезпечава удобно и бързо откриване.
10.  Следи сроковете за съхранение на съответните документи. Прави опис на тези, които се съхраняват по-дългосрочно и ги предава в архива.
11.  Умение за работа с програмни продукти, използвани при въвеждане и извеждане на документите.
12.  Поддържа работното си място чисто и подредено.
13.  Спазва всички задължения при изпълнение на възложената работа съгласно чл.126 от КТ.
14.  Спазва Правилника за вътрешния трудов ред на работодателя.
15.  Спазва фирмения стил на обличане и поддържа приличен външния си вид.
16.  Познава и спазва вътрешната нормативна уредба на фирмата – инструкциите за безопасна работа, критериите за добро обслужване, процедурите за ефективно осъществяване на деловодната дейност и други.
17.  Повишава професионалната си квалификация.
Отговорности:
– точното систематизиране, съхраняване и подреждане на документите в делопроизводството;
– спазване на конфиденциалност на поверителната информация и служебната тайна;
–  отговаря за правилното съхранение на документацията;
–  точно и в срок изпълнение на поставените задачи.
Права:
1.      Взема самостоятелни решения в рамките на дадените му пълномощия.
2.      Прави предложения за подобряване организацията и ефективността на работата, която изпълнява.
3.      Да изисква и получава информация, необходима за изпълнението на задълженията си.
4.      Следи за изтичане на сроковете и напомня на съответния служител за това.
5.      Не приема документи за изпращане, ако не са оформени и подписани съгласно инструкцията да деловодство.
6.      Предоставено работно място в работно помещение, отговарящо на санитарно-хигиените изисквания, както и оборудване и материали, осигуряващи нормални условия за изпълнение на задълженията.
Критерии за оценяване на трудовото представяне:
– навреме предадени документи към адресатите;
– липса на не получени документи до адресатите, по негова вина;
– лесна за обслужване картотека;
– чисто и подредено работно място;
– дисциплина на работното място;
– проява на необходимата инициативност;ü  работа в екип.
Профил на длъжността:
Постижения на изпълнителя:
Вид и равнище на образованието:
Средно образование.
Професионален  опит:  
Не се изисква.
Специални умения:
Специализации в областта деловодството, умения за работа в екип, умение за работа с програмни продукти, разработени за деловодна дейност.
Владеене на чужди езици: не се изисква.
Личностни изисквания към изпълнителя  и поведенчески характеристики:
Самостоятелност, организираност, отговорност, инициативност, лоялност, емоционална устойчивост, честност.
Други специфични изисквания:
Умения за работа в екип.
Умение за поемане на лична отговорност.
Условия на труд и производствена среда:
Работи в офис с обособено работно място.
Специфични условия на труд:
Ползва компютър.
Режим на труд и почивка:
Режимът на работа се определя в съответствие с Правилника за вътрешния трудов ред, приет във фирмата.
Работно и униформено облекло, лични предпазни средства:
Не ползва работно облекло.
Битови придобивки и привилегии:
Ползва всички битови придобивки и привилегии, приети в социалната програма на фирмата.
Система за работната заплата:
Основно трудово възнаграждение и допълнително заплащане, прието на база вътрешнофирмената система за възнаграждение.
Общи и заключителни разпоредби:
Изменения и допълнения в настоящата длъжностна характеристика се извършва по реда на нейното утвърждаване
Длъжностната характеристика е
ИЗГОТВИЛ:                      ПРОВЕРИЛ:                              УТВЪРДИЛ:
/…………………./                   /…………………/                     /………………../
(подпис, дата)                       (подпис, дата)                        (подпис, дата)
Получих длъжностната си характеристика и съм запознат с нея.
……………………………………………………………………………………………………………
(трите имена)
…………………………………………..
(подпис, дата)
Предишна СтатияСледваща Статия

Екип MyWork.bg

Свързани статии